Lovforslag på vej med krav om digital opbevaring af bilag

Der er kommet forslag til en ny lov om bogføring, som indeholder en række vigtige ændringer for små virksomheder, bl.a. et krav om, at virksomheder skal have digitaliseret deres regnskab.

Den vigtigste ændring, er det nye krav om digital opbevaring af regnskabsmaterialer. Dokumentationskravet bliver udvidet, så det både omfatter bilag og andre finansielle dokumenter som for eksempel ledelsesberetninger. Det bliver med den nye lov nødvendigt, at virksomhederne har et digitalt system til at opbevare deres regnskabsmaterialer, så de kan fremvise bilag og andre dokumenter til myndigheder og samtidig kan leve op til kravet om at have sikkerhedskopier af alle regnskabsmaterialer.

"Det bliver nu et krav at opbevare sine bilag digitalt."

Bogføringslov
Den nye bogføringslov forventes vedtaget inden sommerferien 2022. De endelige datoer for, hvornår de forskellige dele af loven får effekt, er ikke på plads endnu.

Hvilke virksomheder er omfattet af den nye bogføringslov?
Loven kommer til at omfatte alle virksomheder på nær personlig hæftede selskaber, der har under kr. 300.000 i årlig omsætning.
Som noget nyt, er der fremover hjemmel til at foretage “risikobaseret bogføringskontrol” af virksomheder, der har fravalgt revision og ikke har indsendt deres første årsrapport.

Digital opbevaring af bilag – hvad vil det sige?
Virksomheder skal opbevare deres regnskabsmateriale på et digitalt medie i virksomheden eller hos tredjepart. Virksomheder skal kunne udlevere deres regnskabsdokumenter i et “anerkendt filformat” og beløb skal være omregnet til danske kroner. I bemærkningerne til loven bliver det nævnt, at materialet skal udleveres ukrypteret og uden behov for adgangskoder.

Bruger du Kontolink til at bogføre dine bilag, kan du altid finde dine bilag frem igen og dele med andre – og vi sørger for sikkerhedskopierne.

Hvilke dokumenter skal opbevares digitalt?
Både regnskabsbilag og nu også faktuelle oplysninger fra ledelsesberetningen. Kassestrimler fra butikker er fritaget fra 5 års-kravet.

Krav til sikkerhedskopi
Med den nye bogføringslov, bliver der et krav om backup af virksomhedens regnskabsmateriale i form af en løbende digital sikkerhedskopi. Den bogføringspligtige har bl.a. pligt til at sikre, at opbevaringen af sikkerhedskopien sker så kun personer, som er bemyndiget hertil af virksomheden, har mulighed for at tilgå sikkerhedskopien.

Bruger du Kontolink til dine at bogføre dine bilag automatisk, bliver dine bilag gemt i Kontolink. Du kan derfor altid tilgå dem, når du har behov for det og dele dem med andre. Kontolink fungerer både som digital opbevaring af regnskabsdokumenter og der tages automatisk backup af dit regnskabsmateriale.

Skærpelse af bøder 
Udover de ændrede krav er der også skærpelse af bøder på vej. Når den nye lov træder i kraft, vil det være muligt at udstede bøder på op til 1,5 mio kr. hvis digital version af bilag eller backup ikke kan præsenteres.

Den nye lov bliver forventeligt vedtaget inden sommerferien 2022. Der har tidligere være lagt op til, at kravet om at overgå til digitale bilag skulle gælde fra 2023, men det er endnu ikke fastlagt.

Ingen grund til bekymring
For små virksomheder, der er vant til at gemme deres bilag i fysisk format eller som bogfører i Excel, kan det virke som en stor udfordring at skulle leve op til de nye krav.

Men det behøver ikke at være så svært.

Bruger du Kontolink til at indsamle dine bilag automatisk fra din mail, Dropbox og kamera på mobilen via vores app, så opbevarer vi dine bilag digitalt og tager sikkerhedskopi af dem. Vi har gjort det nemt at dele bilag og bankdata med tredjepart. 

Bruger du Kontolink i dag, lever du derfor allerede op til de nye krav i bogføringsloven.

Du kan læse forslaget om den nye bogføringslov her.

Har du spørgsmål ang. Kontolink og digitalisering af dine regnskabsmaterialer, kan du altid kontakte os på hello@kontolink.com.