Hvordan krediterer jeg en faktura?
Hvad er en kreditnota? Det er en faktura på et minusbeløb. Det er et vigtigt værktøj til at rette op på fejl og levere god kundeservice til dine kunder, når de skal have deres penge tilbage. Det er lovpligtigt at oprette en kreditnota og den oprindelige faktura skal erstattes af en kreditnota.
I denne blog vil vi fortælle dig:
- Hvad det vil sige at kreditere en faktura?
- Hvad en kreditnota er og hvordan den ser ud?
- Hvad reglerne for en kreditnota er
- Hvordan du opretter kreditnotaer i Billy, e-conomic, Dinero og Uniconta
Læs med og bliv klogere på kreditering.
Hvad betyder det at kreditere en faktura?
Kreditering af en faktura er, når man ændrer i en faktura efter den er udsendt. Man kan sige, at det drejer sig om at lave en “omvendt faktura”, hvis du skal tilbagebetale dele af eller hele beløbet for et salg.
Det sker typisk i en af disse to nedenstående situationer:
1: Kreditnota når kunden har betalt faktura
Lad os sige, at du sælger gryder og pander til dine kunder.
- Du har modtaget en ordre, som og får tilsendt en faktura.
- Men din kunde er ikke helt tilfreds med den vare, de har modtaget. De
- forstod ikke, at de ikke kunne bruge normale pander på en kogeplade med induktion.
- De returnerer derfor varen og vil gerne have deres betaling tilbage.
- Du tilbagebetaler beløbet.
- Men hov, så er der et hul i din bogføring. For du har allerede registreret et salg som modsvarer de penge du har fået.
Det er derfor, at du skal kreditere fakturaen. - Det gør du ved at sende en kreditnota, som delvist udligner eller helt annullerer den tidligere udsendte faktura.
2: Kreditnota når faktura er sendt men ikke betalt
Du har længe talt med en potentiel kunde og med et løfte om 20% rabat på deres ordre, får du salget i hus.
- Du sender varen og en faktura.
- Din kunde bemærker, at du i farten glemte at registrere rabatten.
- Men fakturaen er allerede sendt og registreret i regnskabet og
- myndighederne er ikke glade for, at der bliver slettet og ændret meget i dit regnskab.
- Så i stedet udsender du en kreditnota, der delvist reducerer den gamle faktura.
- Kunden betaler og alle er glade.
Hvad skal en kreditnota indeholde?
Da en kreditnota er en ‘omvendt’ eller ‘negativ’ faktura, gælder der de samme regler som for en normal faktura.
En kreditnota skal altså indeholde:
- Fakturanummer (Kan godt være i samme serie som dine normale fakturaer)
- Dato
- CVR-nummer
- Samlet beløb
- Hvor stor en del af beløbet, der er moms
- Sælger
- Køber
Hvad hedder kreditnota på engelsk?
En kreditnota hedder på engelsk credit note eller credit memo. Du kan evt. besøge vores oversigt over regnskabsudtryk på engelsk her.
Hvordan kreditere man en faktura?
For at kreditere en faktura skal du følge disse skridt:
- Opret en kreditnota: Dette dokument kommer til at være den negative faktura som indeholder alle detaljerne fra den oprindelige faktura. Forskellen er at den skal indeholde det negative beløb sammen med linjeelementer,priser,moms og totalen
- Nummering: giv kreditonotaen sit eget unikke nummer, det skal dog indholde det samme som nummer som den oprindelige faktura.
- Referer til den oprindelige faktura: Sørg for at kreditnotaen refererer til den oprindelige faktura. Dette er vigtigt for at sikre at faktura og kreditnora nemt kan sættes op mod hinanden samt sikre orden i regnskabet
- Send kreditnotaen til kunden: Du skal sende kreditnotaen til kunden for at bekræfte at den oprindelige faktura er annuleret og det nu et kreditnota der gælder.
- Registre kreditnotaen i regnskabet: til sidst skal du registrere kreditnotaen i regnskabet for at sikre at ændringerne er registreret så det kan bogføres korrekt.
Kreditnota i Dinero
I dinero skal du
- Finde fakturaen
- Vælge fakturaen
- Ændre datoen for at vælge den dato hvor fakturan skal krediteres
- Tryk godkend
Du kan også kreditere for dele af faktuaen, dvs hvis det ikke er det fulde beløb fra den oprindelige faktura der skal krediteres, så kan dette også rettes og ændres, så det passer med det nye beløb. Når det nye beløb er registreret, kommer dette ind som restbeløb, når restbeløbet står på 0 er der tilbagebetalt til kunden.
Når disse trin er fuldført, kan der nu bogføres korrekt.
Kreditnota i e-conomic
- Først skal du trykke på fanen salg
- Så vælger du faktura som ligger under fakturaen ude i menuen til venstre
- Efter det skal du trykke på ny kreditnota
- Du skal skrive nummeret fra den faktura som du nu skal kreditere. Du kan også trykke på søg på liste, for at få overblik over de seneste fakturaer
- Når du har fundet fakturaen som du vil kreditere trykker du opret kreditnota
- Når alle skridt af fuldført bliver en kreditnota nu genereret så den kan bogføres.
Kreditnota i Billy
Du finder først fakturaen ved at trykke på salg og herfeter faktura. Så skal du vælge den faktura du ønsker at lave en kreditnota på.
- Klik på fakturaen
- Tryk derefter på mere inde oppe i toppen
- Så trykker du på opret kreditnota
- Skal du refundere en del af beløbet kan du ændre enhedsprisen og så kan dette nedskrives på den oprindelige faktura
Kreditnota i Uniconta
- Først går du til debitor trykker på rapporter og her efter fakturaer
- Så skal du trykke på opret ordre og vælge vend fortegn
- Tryk på ok
- Du bliver spurgt om du vil gå til ordre linje, her skal du vælge ja for at se eller ændre kreditnotaen. På ordrelinjen kan du ændre værdierne som f.eks antal,pris eller lign.
- Til sidst trykker du på opret faktura hvorfeter du nu kan se og sende kreditnotaen.
Hvis der er en momskode på på linjeniveu kommer denne ikke automatisk med, det skal sættes ind manuelt.
Kreditnota i Kontolink?
I Kontolink skal du bare gøre som du plejer: Når du sender en faktura/kreditnota, og transaktionen går igennem i din bank, kommer banktransaktionen automatisk til at passe med bilaget (kreditnotaen). Så skal du bare godkende det i Kontolink.
Hvis du laver en kreditnota på en faktura, der ikke er betalt, så fjernes fakturaen blot fra din oversigt over bilag.
I Kontolink har du altid et overblik over dine bilag og ind- og udbetalinger i realtid.
Bruger du ikke Kontolink i dag? Kontolink effektiviserer din bilagshåndtering og sætter dit regnskab på autopilot.
Du kan booke et møde med os for at høre hvordan Kontolink hjælper dig med at gøre regnskabet nemmere
